一、校内手续

1.填写《湘潭大学教职员工出国（境）审批表》（以下简称《审批表》）并在各相关单位逐一签署意见。将审批后的《审批表》原件与邀请函复印件、行程表一起送至国际交流处交流与合作科存档。自己留一份《审批表》的复印件。

2.在所在单位网页就赴港澳任务、时间、前往地区、经费来源等进行公示。

3.信息录入完毕后携系统导出的《湖南省因公赴港澳报批件》、《因公临时赴港澳人员备案表》等材料报学校分管外事副校长审批并签字、盖章。

二、录入出访信息，办理任务申报

1.材料准备及信息录入

请提前准备好以下材料电子版，待校内审批完成后前往国际交流处交流与合作科录入团组信息、成员信息、出访地信息等（因涉及到较多个人信息，为提高效率，只接受本人前来办理）。信息录入完毕后导出报批表格，按要求找相关领导签字并盖章。

Ⅰ.身份证正反面扫描件（正、反面分开，图片格式）

Ⅱ.免冠电子照片，照片比例为1.2-1.4之间，最小宽354像素（30毫米），最小高472像素（40毫米），（如有有效因公港澳通行证可不提供）

Ⅲ.邀请函

Ⅳ.行程表

2.报批材料上传

将签好字盖好章的材料扫描成PDF文档发给国际交流处交流与合作科，由交流合作科上传至湖南省因公出国管理服务系统报批，原件自己留存。材料清单如下：

Ⅰ.湖南省因公赴港澳报批件

Ⅱ.因公临时赴港澳人员备案表

Ⅲ.邀请函

Ⅳ.行程表

Ⅵ.团长责任告知书

Ⅶ.公示情况说明

三、校外手续

1.领取通行证及批件

待因公往来港澳通行证制作完成后至湖南省外办办证大厅领取通行证及赴港澳任务批件，受理窗口:办证大厅3号窗口(长沙市韶山北路12号湘汇大厦3楼)，或者在填报系统时要求专办员勾选邮寄，证照将邮寄至专办员处。

咨询电话: 0731-82217493

对外时间:工作日8:00-12: 00, 14:30-17‥30 (夏季下午办公时间推迟半小时) ,周三下午推迟1个半小时办公。

2.其他注意事项

（1）团组人数超过8人时需填报《湖南省因公赴港澳报批件附表》；

（2）非组团单位的参团人员、须报省港澳办审批的市州人员、根据干部管理权限须征求主管部门或省(市)领导意见的人员，需填报《因公临时赴港澳参团人员情况表》；

（3）首次申报多次签注人员需填报《首次申办多次签注人员情况表》；

（4）续办多次签注人员需填报《续办多次签注人员赴港澳情况表》；

（5）参加双跨团组的，需提供国家部门、外省(市、区) 《任务批件》复印件及《任务通知书》原件；执行培训任务的，需提供国家外国专家局《任务批件》或《培训审核件》。

3.办理时限

如材料齐全规范，一般情况下，自受理之日起处级及以下团组4个工作日，副厅级团组6个工作日，正厅级团组8个工作日。

4.归还通行证并提交出访报告

出访人员应在回来后7天内将所持因公往来港澳通行证交还至国际交流处交流与合作科，15天内提交出访报告。

附件1：湘潭大学教职员工出国(境)审批表

附件2：公示模板

附件3：行程表模板