一、校内审批

1.填写《湘潭大学教职员工出国（境）审批表》（以下简称《审批表》），由各相关单位逐一签署意见审批后将《审批表》原件与邀请函复印件、翻译件和行程表一起送至国际交流处交流与合作科存档，自己留一份《审批表》复印件。

2.参照模板在所在单位网页就出国任务、时间、前往国家及路线、经费预算等情况等进行公示。公示模板见附件。

注意：出访时间为抵离中国境的时间。如出访时间为7月1日-5日，则表示7月1日从我国出境，7月5日必须入境我国。

 

二、录入出访信息，办理任务申报

1.材料准备及信息录入

请提前准备好以下材料电子版，待校内审批完成后前往国际交流处交流与合作科录入团组信息、成员信息、出访地信息等（因涉及到较多个人信息，为提高效率，只接受本人前来办理）。信息录入完毕后导出报批表格，按要求找相关领导签字并盖章。

Ⅰ.身份证正反面扫描件（正、反面分开，图片格式）

Ⅱ.因公护照电子照片20位数字编码（已有有效护照可不提供）

获得因公护照照片编码的三种处理方式：

1）在有因公护照采集资质的照相馆（如湘潭市天龙照相馆）拍照后，会将照片上传至外交部照片库，并提供回执，回执上有照片编码。

2）可以访问http://mrtdephoto.com/sysuser/index_toQianzhengmain.action，这个网站的运营公司是在外交部提供照片相关服务的。网站上提供上传，校验，回执的功能。具体操作请参照网站说明。

3）省外办三楼大厅日后也将安装生物信息采集一体机，提供包括照片、指纹和签名自助采集的功能。                

Ⅲ.邀请函及翻译件

Ⅳ.行程表（格式及要求见附件）

2.生物信息采集

首次办理因公护照者需持身份证原件前往湘潭市外办或省外办办证大厅留取指纹并手写签名。

湘潭市外办地址：湘潭市委大楼1713室，电话：58580175

省外办地址：长沙市韶山北路12号湘汇大厦3楼办证大厅

3.报批材料上传

将签好字盖好章的材料扫描成PDF文档发给国际交流处交流与合作科，由交流与合作科上传至湖南省因公出国管理服务系统报批，原件自己留存，待护照出来后凭原件至湖南省外办办证大厅领取护照及批件。材料清单如下：

Ⅰ.湖南省因公出国任务审批（确认）表及人员名单

Ⅱ.团组人员征求意见表及人员备案表

Ⅲ.因公出访公示说明及团长责任告知书

Ⅳ.邀请函及译文

Ⅴ.行程表

 

三、签证办理

1.签证信息填报

任务审批通过、护照办妥后，需办理签证的团组前往国际交流处交流与合作科录入团组情况表、出访人员情况表，并上传必要的打表材料（每个国家要求不同），同时查询该国签证所需材料，按要求准备送签材料；无需办理签证的团组携带报批材料原件前往省外办办证大厅领取任务批件及因公护照，并办理出境证明，执行出国任务。

2.核表缴费、确认送签材料、送签

系统提示可以核对使馆表信息后，前往国际交流处交流与合作科核对省外办上传的使馆表草表信息，确认无误后打印使馆表，在相应位置签中文名、日期并粘贴照片，带报批材料原件、使馆表及送签材料前往省外办办证大厅，先持报批材料原件在因公护照窗口领取任务批件、因公护照及签证事项表等材料，然后在因公签证窗口开具缴费单，持缴费单在缴费窗口缴费后前往因公签证窗口递交送签材料，按工作人员要求办理送签手续。签证时间因国而异，请耐心等待省外办通知。

注意：Ⅰ.请携带公务卡及现金，缴费后保留好发票及刷卡小票，学校报账需用；

Ⅱ.送签后部分国家需面签或留取指纹，请按照省外办要求办理相关手续。

 

四、归国申报

因公护照实行全国联网管理，出访人员应在回国后7日内将所持公务普通护照交还至省外办护照室。同时登录湖南省因公出国管理服务系统，在系统中完善团组信息、成员信息、出访地信息、成果信息，并上传出访报告及外事活动照片等附件材料。未按时完成归国申报的人员，系统自动设定不能再次办理因公出国手续。

 

特别提醒：

1.因办理周期较长，为保证顺利成行，一般应提前3个月启动手续办理工作；

2.签证照片尺寸因国而异，请提前查询好签证照片要求；

3.请留存好校内审批表、省外办批件、护照首页、签证信息页及出入境记录页的复印件，学校报账需用；

4.严格按批准的行程执行公务，不超时、不绕道，不前往未经批准的国家（地区），严格遵守外事纪律和相关保密规定。

 

附件：1.《湘潭大学教职员工出国（境）审批表》

2.因公出国相关表格