根据国家的最新规定及我校最新发布的《湘潭大学教职员工出国（境）审批办法》，教学科研人员使用公用经费出国（境）从事学术交流活动等，需持因公证照出国（境）。现将因公证照申领手续及报批、签证办理流程说明如下。
一、 学校内部手续
1.填写《湘潭大学教职员工出国（境）审批表》（以下简称《审批表》）并在各相关单位逐一签署意见。将审批后的《审批表》原件与邀请函复印件、翻译件和行程一起送至国际交流处交流与合作科存档。自己留一份《审批表》的复印件。
2. 在所在单位网页就出国任务、时间、前往国家、经费使用情况等进行公示，公示模板见附件内容。
3. 携邀请函复印件、翻译件、中文或英文版出国行程表（包含往返路途行程）、《湖南省因公出国、赴港澳任务审批（确认）表》、《湖南省因公出国（境）参团人员征求意见表》、《因公临时出国人员备案表》2份、《因公临时出国团组信息公示情况说明》等材料报学校分管外事副校长审批后签字、盖章。具体表格见附件。
二、 湖南省人民政府外事侨务办公室（省外办）手续
1. 材料报批
准备材料：《湖南省因公出国、赴港澳任务审批（确认）表》、《湖南省因公出国（境）参团人员征求意见表》、《因公临时出国人员备案表》2份、《因公临时出国团组信息公示情况说明》、团长责任告知书、邀请函复印件、邀请函翻译件、出国行程表。
办理地址：湖南省人民政府外事侨务办公室3楼办证大厅审批室
湖南省长沙市芙蓉区韶山北路12号湘汇大厦3楼
2. 护照申领
准备材料：身份证复印件、护照格式照片（35*45）、《因公电子护照申请表》、《护照受理流程表及补充信息页》、《申请出国签证事项表》及《申请出国签证事项表名单》（双面打印）
办理地址：湖南省人民政府外事侨务办公室3楼办证大厅护照室
3. 签证打表
准备材料：签证室流程表、《团组资料表》、《出访人员情况表》（各个洲和国家不一样，具体见附件）、邀请函复印件及翻译件、中文或英文版出国行程表。
4. 材料递签
准备材料：根据附件中《知识读本》的各国签证材料要求准备相关材料。
湖南省人民政府外事侨务办公室会出具照会、提供使馆表等材料。核表、缴费后后由湖南省人民政府外事侨务办公室或申请人本人向出访国驻我国使领馆递交签证材料。
办理地址：湖南省人民政府外事侨务办公室3楼办证大厅因公签证室
5. 领取签证
获签后请出访人员前往湖南省人民政府外事侨务办公室领取护照（签证）。
6. 归还护照
出访人员回国后于7天内将所持公务普通护照交还至湖南省人民政府外事侨
务办公室。
注：出访人员可同时准备好第1,2,3点中的材料，一并交至省外办。
以上所涉及的表格请在附件中下载。
1.签证手册
2.任务审批相关表格
3.因公护照申请表
4.出国审批表
5.因公出国流程图
6.申请出国签证事项表
7.护照受理流程表
8.护照受理流程补充信息页
9.因公电子护照申请表
