合作交流
湘潭大学申请举办国际会议流程
浏览量: 日期:2021-04-06 字体:

一、预报计划:

国际会议包括有三国及以上外国代表学术会议和工作会议。每年12月国际交流处通知各学院预报次年计划举办的国际会议信息。

二、申报程序:

1.举办一般性国际会议,举办单位应在对外承诺前4个月将申请举办会议的报告学校各部门会签意见。重大国际会议(具体界定见附注)至少提前1年报告。

报告应包括以下内容:国际会议的中英文全称;举办日期、会期、地点;主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称(国外单位应注明中外文全称);与会人员范围、会议规模、外宾人数;会议的主题、议题和主要内容;经费来源;举办国际会议的必要性、预期达到的目的;会议主要承办人姓名、单位、电话号码(办公和移动电话);国外代表名单(姓名、国籍、单位名称、职称或职务)。

2.校内各部门会签同意后转交国际交流处。由国际交流处对办会请示进行初审并向会议负责人提出修改意见,会议负责人将修改后的办会请示电子版发给国际交流处经办人。

3.国际交流处将办会请示上报主管校长审批并出具学校正式请示文件。

4.国际交流处将学校正式请示文件向省委外事办报批。在审批过程中如有疑问需要解释或需要补充材料时,国际交流处将向会议负责人转达相关意见和要求并及时上报。

三、办会过程:

1.经省委外事办批准后,会议举办人方可对外宣传,发布会议通知,组织安排会议。

2.会议负责人须在国际会议结束15天内向国际交流处提交会议总结,国际交流处报送会议总结到省委外事办。

四、注意事项:

1.经批准同意对外申办的国际会议,有关机构和个人在举办过程中不得承诺和承担超出授权范围的额外义务。

2.不宜跨省、自治区、直辖市易地举办国际会议,如果与其他省、自治区、直辖市的单位和机构合办会议,原则上由会议举办地的单位向其上级申报批准。

3.不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓;从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。

4.避免在同一时间或短时间内举办相同主题或类似的国际会议。

5.原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。特殊情况需要领导人与会的,事先需取得领导人原则同意后再逐案报批。

6.与境外国际组织、机构联合举办国际会议,需要提供该机构的背景资料,要求举办单位事先查看该机构的网站,如果里面涉及“两个中国”或“一中一台”问题,需要求该机构将网站内容予以整改,并将整改后的网站截图一并上报。

五、其他:

1、重大国际会议的界定:

联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议;联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议;事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议;外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议,以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术型国际会议;外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别的国际会议;邀请党和国家领导人出席的高级别国际会议;邀请全国人大、全国政协、最高人民法院和最高人民检察院的领导同志出席的国际会议。

2、举办双边会议、两岸会议参照此办法执行。

国际交流处

2020年9月